Koronatilanteen vaikutus yhdistysten vuosikokouksiin

Koronatilanne pahenee ja rajoitustoimet lisääntyvät – pääosin alueellisesti. Tällä on vaikutusta myös marttayhdistysten vuosikokouksiin.

Maanantaina 22.2.2021 astui voimaan laki tartuntatautilain väliaikaisesta muuttamisesta. Tämä laki ei itsessään lisää koronarajoituksia, mutta se antaa valtakunnallisille ja alueellisille viranomaisille valtuuksia määrätä rajoituksia riippuen siitä, millä koronastrategian vakavuustasolla kulloinkin ollaan.

Maan hallituksen odotetaan lähipäivinä päättävän siirtymisestä edellä mainitun lain mukaiselle koronastrategian tasolle kaksi. Tämä mahdollistaa sekä valtakunnallisten että alueellisten lisätoimien ottamisen käyttöön.

Viranomaisten konkreettiset määräykset ja suositukset tulevat ilmeisesti olemaan jatkossakin alueellisia, kuten ne ovat olleet viime kesästä lähtien. Marttaliitto suosittaa osaltaan sekä piirejä että yhdistyksiä seuraamaan tarkkaan alueellisten viranomaisten antamia päätöksiä, ohjeita ja suosituksia. Marttapiirit antavat harkintansa mukaan alueelliset rajoitteet huomioon ottaen yhdistysten toimintaa koskevia ohjeita ja suosituksia.

Yhdistysten vuosikokoukset

Yhdistyksiä koskeva nykyinen väliaikaislaki on voimassa 30.6.2021 asti. Tämä laki ei salli kokousten siirtoja myöhemmäksi (toisin kuin 30.9.2020 saakka voimassa ollut edellinen väliaikaislaki). Väliaikaislaki mahdollistaa sen sijaan etäosallistumisen, vaikka säännöissä ei olisi tällaista mahdollisuutta (yhdistysten uusissa säännöissä tämmöinen mahdollisuus jo on). Väliaikaislaki sallii myös asiamiehen käytön eli sen, että yksi henkilö voi edustaa monia jäseniä.

Marttaliitolle on esitetty paljon toiveita, että liitto antaisi luvan yhdistysten kokousten järjestämisen myöhemmin kuin sääntömääräisenä aikana. Semmoista valtuutta antaa lupia poiketa lainsäädännöstä tai säännöistä liitolla ei ole.

Ilmeisesti osa yhdistyksistä kuitenkin siirtää vuosi- tai kevätkokouksiaan myöhemmäksi, jos ne eivät pysty järjestämään kokouksia minkäänlaista etäosallistumista käyttäen tai siten, että kokous hoidetaan vain muutaman paikalla olevan henkilön voimin. Tällaisessa tilanteessa liitto tai piirit eivät todellakaan moiti yhdistyksiä kokouksen myöhentämisestä, eikä varmasti mikään viranomainen tai muukaan ulkopuolinen taho. Kokouksen siirto on siis hyvin pitkälti yhdistysten sisäinen asia eli jäsenistön ja toiminnan tarkastajien kanssa sovittava.

Vuosikokousjärjestelyissä tulee huomioida seuraavat asiat:

• Kokouskutsu annetaan normaalisti, mutta siinä on syytä painottaa, että kokoukseen ei saa tulee vähänkään sairaana ja että kokoukseen osallistumista pyydetään muutenkin välttämään tässä erityistilanteessa.
• Paikalliset viranomaisten antamat kokoontumisrajoitukset tulee ottaa huomioon, eikä niistä saa poiketa.
• Vuosikokoukseen on syytä järjestää etäosallistumismahdollisuus, mikäli se on suinkin mahdollista. Etäkokouksen toteutuksessa voi käyttää vaikkapa maksutonta https://meet.jit.si/-sovellusta.
• Yhdistyksen kokouksella pitää aina olla kokouspaikka, johon jäsen voi saapua. Näin siitä huolimatta, että etäosallistuminen on mahdollista.
• Yhdistyksen hallituksen on hyvä edellyttää kokoukseen osallistujilta ennakkoilmoittautumista sekä ilmoitusta siitä, osallistuuko henkilö kokoukseen paikalle saapuen vai etäyhteydellä. Samalla voidaan ilmoittaa enimmäismäärä, joka viranomaismääräysten tai käytössä olevan tilan perusteella voi enintään saapua paikalle.
• Mahdolliset sisätiloissa järjestettävät kokoukset tulee järjestää riittävän suuressa tilassa, ja rajata osallistujamäärä niin, että riittävät turvavälit on mahdollista säilyttää.
• Kokouksesta tulee tehdä mahdollisimman lyhytkestoinen.
• Kokouksessa tulee käyttää kasvomaskeja. Tarjolla on hyvä olla kertakäyttöisiä maskeja.
• Tarjoiluja tai muuta toimintaa ei kokouksen yhteyteen kannata järjestää.
• Kokoustilan siivoamisessa kannattaa huomioida erityisesti ovenkahvojen, hanojen ja saniteettitilojen pudistaminen.
• Kokoukseen voi myös antaa valtakirjan toiselle henkilölle.
• Mikäli turvallisen vuosikokouksen järjestämisessä on suuria vaikeuksia, riittää laillisen kokouksen järjestämiseen jopa se, että paikalla on vain yksi jäsen, kunhan kokous on laillisesti kutsuttu koolle. Tällainen olisi tietysti aivan poikkeuksellista. Useimmiten paikalla on sentään ainakin muutama henkilö, mutta ei välttämättä edes niin montaa kuin sääntöjen mukaan kokouksessa tarvittaisiin kokousvirkailijoita. Tällöin kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät ym. hoitavat ne, jotka ovat paikalla.
• Kokouksen mahdollista äänestystä tai henkilövalintoja ei tarvitse järjestää suljettuna lippuäänestyksenä tai millään sähköisen äänestämisen järjestelmällä. Äänestys voidaan toteuttaa avoimesti. Jos vain pieni osa osallistujista on etänä, voi kokouspaikalla olla esimerkiksi puhelimella paikalla ns. uskottu henkilö, joka kertoo tai kirjoittaa äänestyslapulle puhelinäänet kuten kokouspaikalla olevatkin. Yleensä vaali ei aiheuta suurta ongelmaa, sillä yhdistysten kokouksissa henkilövaaleja on vain harvoin ja henkilövalinnat valmistellaan ennakkoon.
• Kaikki kokouksen osallistujat on tärkeää kirjata ylös, jotta jokainen mukana ollut pystytään tarvittaessa tavoittamaan.

Vuosikokousohjeet ja aineistot löytyvät yhdistyskanavasta.