Usein kysytyt kysymykset
Marttamerkit
Yhdistys on hankkinut minulle jäsenmerkin. Lopetan jäsenyyteni martoissa, pitääkö minun palauttaa merkki?
Marttamerkki, kuten marttakangaskin ovat jäsenyyden tunnuksia joita voivat käyttää vain järjestön jäsenet.
Kun merkki on hankittu yhdistyksen toimesta ja yhdistyksen varoilla, yhdistys voi sen pyytää takaisin, koska jäsenyys on päättynyt.
Useimmiten jäsenet hankkivat merkin itse, jolloin he tietenkin saavat sen pitää, mutta eivät käyttää, koska eivät ole järjestön jäseniä. Järjestön tunnuksia ei myöskään saa missään tapauksessa myydä esimerkiksi kirpputoreilla.
Äitini jäämistöstä löytyi kultainen ansiomerkki. Mitä minun pitää tehdä sillä?
Kultaiset ansiomerkit ovat Marttaliiton hallituksen myöntämiä numeroituja ansiomerkkejä, joista pidetään luetteloa Marttaliitossa.
Aikaisempi ohje oli, että se on palautettava Marttaliittoon. Nykyisin, mikäli perikunta haluaa säilyttää merkin tunnesyistä, perikunta voi sen pitää. Muussa tapauksessa se palautetaan Marttaliittoon. Sitä ei saa myydä missään tapauksessa.
Marttakankaan käyttö
Mihin marttojen ruutukangasta saa käyttää? Mitä siitä voi esim. tuunata? Minkälaisia lupia kankaan käyttöön tarvitaan ja mistä/keneltä luvat saa?
Marttakangasta on saatavana piireistä ja uusia järjestöasuja voi ommella itse. Uudesta marttakankaasta saa ommella kuitenkin vain niitä asuja, joihin on olemassa tulostettavat kaavat (pusero ja tunikamekko). Marttaliiton hallitus laajensi päätöksellään 26.5.2015 uuden marttakankaan käyttöä niin, että siitä saa ommella pöytä- ja kaitaliinoja marttatilaisuuksiin. Kaitaliinan leveys on 45 cm ja pituus määräytyy pöydän mukaan.
Uutta marttakangasta ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi esiliinoihin, joita käytetään yhteiskahvituksissa. Martan puodissa on myynnissä esiliina, joka sopii kahvitusten esiliinaksi.
Vanha marttamekko, johon on myös tulostettavat kaavat, ommellaan aina vanhasta marttakankaasta. Uudesta marttakankaasta ei vanhan mallista mekkoa saa ommella.
Ompelusta ylijääneet tilkut ovat myös marttakangasta, ja siten jäsenyyden tunnuksia. Tilkkuja ei saa lahjoittaa järjestön ulkopuolisille tikkutöihin, mutta marttatoiminnassa niitä voi hyödyntää ompelu- ja askartelutoimintaan.
Yhdistyksen hallituksen täydentäminen
Yksi hallituksen jäsenemme kuoli äkillisesti kesällä. Voimmeko valita syyskokoukseen uuden hallituksen jäsenen hänen tilalleen?
Voitte valita uuden jäsenen hänen tilalleen ja näin teidän pitääkin tehdä. Otatte asian esityslistalle kohdassa hallituksen esittämät asiat ja valitsette uuden jäsenen vain edesmenneen jäsenen jäljellä olevaksi kaudeksi. Tämä siitä syystä, että erovuorovuodet (kahden vuoden välein) säilyvät ennallaan.
Hallituksen jäsenten lukumäärän muuttaminen
Olemme päättäneet, että yhdistyksen hallitukseen kuuluu 8 jäsentä. Joka vuosi on vaikea löytää riittävä määrä ehdokkaita hallitukseen. Pitääkö meidän muuttaa sääntöjä, jotta saamme muutettua hallituksen koon pienemmäksi?
Voitte tehdä sen ilman sääntömuutosta vuosikokouksessa. 8 §:ssä päätetään hallituksen jäsenmäärä ja valitaan jäsenet näiden sääntöjen 10§:ssä määrätyllä tavalla. 10§:ssä todetaan, että yhdistyksen asioita hoitaa sen hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja 4, 6, 8 tai 10 jäsentä.
Hallituksen kokoaminen
Mitä tehdään, jos kukaan ei suostu puheenjohtajaksi, sihteeriksi, hallitukseen?
Kannattaa varata yhdistyksen kokouksessa aikaa keskustelulle siitä, miksi teidän yhdistyksenne on olemassa, millaista toimintaa te haluatte toteuttaa ja miten toimitte.
Puheenjohtaja on yhdistyksen kokoava voima, mutta hänen ei tarvitse tehdä ja hoitaa kaikkea yksin. Sihteeri on puheenjohtajan oikea käsi, mutta ei heidän tarvitse yhdessäkään kaikkea tehdä.
Yhdistyksen hallituksen on hyvä heti hallituskauden alussa sopia työnjaosta, siitä kuka ottaa mitäkin tehtäviä hoitaakseen. Näin kukaan ei rasitu kohtuuttomasti ja yhdessä tekeminen on mukavaa. Myös yhdistyksen muut jäsenet ovat useimmiten valmiita auttamaan kun heille annetaan siihen mahdollisuus.
Jakamalla tehtäviä useiden ihmisten kesken luulisi puheenjohtajan, sihteerin ja hallituksen jäsentenkin uskaltautuvan tehtäviin.
Yhdistyksen lopettaminen
Yhdistyksemme joutuu lopettamaan toimintansa koska enää ei löydy puheenjohtajaa eikä hallituksen jäseniä. Voiko yhdistyksen hallitus tehdä siitä päätöksen?
Yhdistyksen hallituksen pitää tehdä päätös yhdistyksen lopettamisesta, mutta sen on vietävä asia yhdistyksen kokouksen käsittelyyn kahdessa lopettamiskokouksessa, joiden välin on oltava vähintään kuukausi.
Kokouskutsussa on selkeästi mainittava, että kysymyksessä on lopettamiskokous.
Jäsenluettelo
Olen yhdistyksen jäsenluettelon hoitaja. Jäsenluettelo on ollut samassa kaapissa muiden hallituspapereiden kanssa. Uusi hallituksen jäsen vaatii, että jäsenluettelo on säilytettävä lukollisessa tilassa. Onko asia näin?
Asia on juuri näin. Jäsenluettelo sisältää jäsenten henkilökohtaisia tietoja, syntymäajan, puhelin-, sähköposti- ja osoitetiedot, joten ne on säilytettävä niin, ettei kukaan ulkopuolinen pääse niitä katsomaan.
Saako jäsenluettelon tiedot tarkistuttaa kierrättämällä luetteloa marttaillassa, jolloin jokainen pääsee tarkistamaan tietonsa itse?
Ei todellakaan saa. Tässä rikotaan tietosuojaa. Jokainen jäsen voi halutessaan tarkistaa omat tietonsa, mutta niin, että hän ei pääse näkemään muiden tietoja.
Puheenjohtajan ja sihteerin vaihtuminen
Mihin ilmoitan yhdistyksen puheenjohtajan ja sihteerin vaihtumisesta?
Muuttuneet luottamushenkilötiedot päivitetään ensisijassa sähköiseen jäsenrekisteriin. Jos yhdistyksellä ei ole sähköistä rekisteriä käytössä niin sitten tiedot lähetetään Marttaliittoon järjestösihteerille jarjestosihteeri(at)martat.fi.
Muuttuneet tiedot ilmoitetaan myös omaan piiriin.
Yhdistyksen virallisten allekirjoittajien muuttuessa, muutos ilmoitetaan Patentti- ja rekisterihallitukseen PRH.
Yhdistykset ja kuntaliitokset
Pitääkö yhdistysten liittyä toisiinsa kuntaliitosten mukaisesti?
Ei toki, yhdistys voi jatkaa toimintaansa kuten aikaisemminkin. Samassa kunnassa voi olla useampiakin marttayhdistyksiä.
Marttatoiminta ei kiinnosta kunnassa
Mitä tehdään jos kunnan alueella ketään ei kiinnosta marttatoiminta ja eivätkä marttojen edistämät asiat?
Pitäisiköhän teidän yhdistyksenne kokoontua pohtimaan miksi näin on. Miten olette vieneet asiaanne eteenpäin, ovatko esittämänne asiat olleet laajasti kiinnostavia, kenen kautta olette asioitanne vieneet eteenpäin? Oletteko tehneet yhteistyötä hankkeissanne? Oletteko muistaneet esitellä toimintaanne yhteisöllisenä yhdessä oppimisen ja tekemisen toimintana?
Tärkeintähän kuitenkin on, että ne jotka ovat mukana, viihtyvät ja haluavat toimia. Ilonen ja positiivinen toiminta näkyy ja kuuluu ja alkaa kiinnostaa myös muita!
Kulukorvaukset
Missä päätetään hallituksen kulukorvaukset?
Kulukorvaukset päätetään yhdistyksen sääntöjenen 9 § mukaan yhdistyksen kokouksessa, joko vuosi- tai syyskokouksessa.
Puheenjohtajan valinta
Kuinka pitkä on puheenjohtajan kausi? Pitääkö puheenjohtaja valita aina kahden vuoden välein uudelleen vaikka sama henkilö jatkaa?
Sääntöjen mukaan puheenjohtaja pitää valita kahden vuoden välein, vaikka sama puheenjohtaja jatkaa. Näin ollen sama puheenjohtaja voidaan valita 4 kertaa eli sama henkilö voi toimita yhteensä 8 vuotta puheenjohtajana.
Voiko puheenjohtajana jatkaa, kun 8 vuotta on täynnä, jos uutta puheenjohtajaa ei löydy?
Sääntöjen mukaan ei voi. Viimeistä kauttaan istuvan puheenjohtajan aikana on todella paneuduttava uuden puheenjohtajan etsintään.
Rahastonhoitajan toiminta
Pitääkö rahastonhoitajan toimia aina hallituksen tai puheenjohtajan ohjeiden ja päätösten mukaisesti, vaikka ne rikkoisivat sääntöjä tai lakeja?
Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja siksi se tekee päätökset ja antaa ohjeet. Sääntöjen ja lakien vastaisten päätösten mukaisesti ei pidä toimia, vaan pitää nostaa asia esille puheenjohtajan ja hallituksen kanssa. Myös toiminnan-/tilintarkastajan kanssa voi tässä tilanteessa keskustella.
Vuosikokouksessa tapahtuneiden muutosten ilmoitukset
Mitä tietoja pitää toimittaa Marttaliittoon vuosikokouksen jälkeen? Mitä piiriin?
Yhdistyksen jäsenrekisterivastaava päivittää muuttuneet tiedot sähköiseen jäsenrekisteriin. Jos yhdistyksellä ei ole käytössä sähköistä rekisteriä, muuttuneet tiedot ilmoitetaan Marttaliittoon jarjestosihteeri@martat.fi
Piirin hallitus päättää, mitä tietoja se yhdistyksiltään haluaa ja ilmoittaa siitä ennen vuosikokousta.
Jäsenluetteloiden säilyttäminen
Marttaliitosta lähetetään yhdistyksille paperilla yhdistyksen jäsenluettelon kerran vuodessa. Onko meidän säilytettävä ne kaikki, vai ovatko ne tallessa Marttaliitossa?
Jäsenet ovat yhdistyksen jäseniä, joten kukaan muu ei takuuvarmasti säilytä vuosittaisia jäsenluetteloita. Esimerkiksi Marttaliitto toimii rekisterin ylläpitäjänä, mutta ei voi mitenkään arkistoida jokaisen yhdistyksen jäsenluetteloa.
Yhdistyslaissa, eikä oikein selkeästi missään muuallakaan, ei ole määritelmää siitä kuinka kauan luetteloita pitää säilyttää. Yhdistyksen historiaa ja esimerkiksi ansiomerkkien hakemista varten jäsenluettelot ovat kunkin yhdistyksen kannalta merkittäviä, ja siten säilytettäviä tietoja. Kehotamme yhdistyksiä säilyttämään yhden kappaleen kunkin vuoden jäsenluetteloa, mieluiten vuoden lopun luettelon.
Toissijainen jäsenyys
Miten helpoimmin liitytään toissijaiseksi jäseneksi?
Ottamalla yhteyttä siihen yhdistykseen, johon haluaa liittyä ja täyttämällä jäsentietolomakkeen. Sopimalla, hoitaako yhdistys vai jäsen itse ilmoituksen asiasta Marttaliiton jäsenrekisteriin sekä miten jäsen maksaa toissijaisen jäsenen jäsenmaksun (8 euroa) esim. yhdistyksen tilille. Toissijainen jäsen voi olla jäsenenä useammassa yhdistyksessä. Toissijainen jäsenyys edellyttää varsinaista jäsenyyttä yhdessä yhdistyksessä.
Toissijaisen jäsenen voi valita yhdistyksen hallitukseen, jossa hänellä on äänioikeus, mutta hallituksen jäsenenä toissijaisella jäsenellä ei ole äänioikeutta yhdistyksen vuosikokouksessa.