Etäkokoukset ja -tapaamiset

Järjestättekö yhdistyksessänne kokouksia ja tapaamisia etänä tai tapaatko ystäviä ja sukulaisia digitaalisesti? Ehkä suunnitelmissanne on sähköinen kahvitunti tai jopa perheillallinen, jossa kaikki voivat omasta kotoa käsin osallistua yhteiseen keskusteluun. Lue vinkkimme siitä, mikä kanava tai työväline sopii mihinkin tilanteeseen.

Mieti aluksi

  1. Montako osallistujaa tapaamisessa on?
  2. Mitä aiotte tehdä?
  3. Riittääkö, että vain keskustelette, vai tarvitseeko teidän esimerkiksi muokata yhdessä asiakirjoja?

Perusvaatimukset

  1. Kaikki työvälineet ja viestintäkanavat edellyttävät verkkoyhteyttä.
  2. Jos haluatte nähdä toisenne, laitteessasi täytyy olla kamera. Kaikissa uusimmissa älypuhelimissa, tableteissa ja kannettavissa tietokoneissa on sopiva kamera. Perinteiseen pöytätietokoneeseen voi ostaa erillisen webkameran.
  3. Tarvitse mikrofonin, jotta voitte puhua. Myös se löytyy yleensä uusimmista älypuhelimista, tableteista ja kannettavista valmiina.
  4. Sinun on yleensä annettava ohjelmistoille ja laitteille oikeus käyttää laitteesi kameraa ja mikrofonia. Ohjelmat yleensä kysyvät tähän liittyen kysymyksen ensimmäisellä käyttökerralla. Voit valita annatko käyttöoikeuden ohjelmalle aina kuin käytät sitä vai ainoastaan kyseisellä käyttökerralla.
  5. Useimmat ohjelmat vaativat käyttäjätilin luomisen, joten valmistaudu tekemään sellainen. Tähän tarvitset yleensä sähköpostiosoitteen.
  6. Mikrofonikuulokkeet tai esimerkiksi bluetooth-yhteydellä toimivat pöytäkaiuttimet lisäävät käyttömukavuutta ja parantavat äänenlaatua.

Vinkit onnistuneeseen tapaamiseen

  1. Kokouksen laatu riippuu hyvin paljon verkkoyhteydestä. Jos verkko on heikko, kannattaa tapaamiseen osallistua pelkällä äänellä ilman videota.
  2. Käytä apunasi mahdollisuuksien mukaan videotapaamisen yhteydessä usein olevaa chattia.
  3. Sähköinenkin kokous tarvitsee aina puheenjohtajan, joka varmistaa kaikkien kuulemisen. Puheenjohtajalla voi isommassa kokouksessa olla apuna myös erikseen sihteeri.
  4. Harjoitus tekee mestarin. Kokeile kokoustaa ensin vaikka oman perheen kesken. Tällä tavalla voit testata ominaisuuksia ja opit käyttämään erilaisia ​​ääni- ja kuva-asetuksia.

Työkalut digitaalisiin kokouksiin

Tapaaminen ilman videota, vain teksti ja ääni käytössä

VälineOhjeistus
Linkki
WhatsAppVaatii matkapuhelinnumeron. WhatsApp-sovellus ladataan puhelimeen tai tabletille puhelimesi sovelluskaupasta. Voit myös käyttää tietokoneella WhatsApp Web -versiota, kun olet ensin ladannut sovelluksen puhelimeesi.
whatsapp.com
MessengerMessenger (entinen Facebook-messenger) toimii Facebook-tilin kautta. Saatavana puhelimesi sovelluskaupassa tai Facebook-sovelluksessa
messenger.com
Google ChatSinulla tulee olla google-tili, eli sähköpostiosoite, joka päättyy osoitteeseen gmail.com. Saatavana puhelimesi sovelluskaupasta tai selaimella, kun kirjaudut sisään Gmailiin.
chat.google.com
DiscordDiscord toimii sekä puhelimella että tietokoneella. Vaatii toimiakseen käyttäjätilin luomisen.discordapp.com

Tapaaminen videon kanssa

Microsoft TeamsToimii sekä älypuhelimella että tietokoneella. Ilmainen versio sisältää rajoitetusti ominaisuuksia. Käyttäjillä, joilla on Office 365-tili, on pääsy kaikkiin ominaisuuksiin.office.com
Microsoft SkypeToimii älypuhelimella, tabletilla ja tietokoneella. Vaatii käyttäjätilin perustamista.
skype.com
FaceTimeApplen videopuheluohjelma toimii iPhonen, iPadin ja iMacin välillä. Tarvitsen puhelinnumeron lisäksi Apple-tilin. support.apple.com
ZoomToimii sekä puhelimella että tietokoneella. Ilmaisessa versiossa osallistujamäärä on rajoitettu ja kokouksen enimmäispituus on 40 minuuttia.zoom.us
Google DuoToimii puhelimella tai tablet-laitteella. Ei vaadi google-tiliä, mutta todennäköisesti puhelinnumeroa
duo.google.com
Google MeetPääasiassa tarkoitettu yrityskäyttöön. Tehty nimenomaan kokouksia ajatellen. Vaatii Google-tilin.meet.google.com

Finland svenska Marthaförbund on julkaissut alkuperäisen ohjeen täällä. Tekstin on kääntänyt ja muokannut Marttaliitolle Joonas Jylhä. Alkuperäiset lähteet ohjeille ovat: