Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä on Marttarekisteri?

  • Marttarekisteri on marttayhdistysten käyttöön tarkoitettu, yhdistysten jäsenasioiden käsittelyyn rakennettu portaali.
  • Ensisijaisesti Marttarekisterin kehitys aloitettiin huomioiden yhdistysten käyttäjien tarpeet.
  • Tiedot Marttarekisteriin tulevat Marttajärjestön käyttöön 1.9.2022 otetusta CRM-järjestelmästä, joka sisältää järjestön jäsen-, lehti-, yhdistys-, asiakas- ja tapahtumarekisterin.
  • Lisää Marttarekisteristä voit lukea sivulta https://www.martat.fi/martat/yhdistyskanava/marttarekisteri/

Miksi en ole saanut käyttäjätunnuksia Marttarekisteriin?

  • Tunnukset on lähetetty lokakuussa 2022 kaikille niille yhdistysten jäsenille, joilla on ollut tunnukset aikaisempaan jäsenrekisteriin, ja jotka ovat käyttäneet rekisteriä viimeisen vuoden aikana. Lisäksi tunnukset on lähetetty kaikille puheenjohtajille.
  • Tarkista sähköpostisi roskapostikansiosta, mikäli Tervetuloa käyttämään Marttarekisteriä -viesti olisikin mennyt sinne.
  • Mikäli et ole saanut viestiä ja sinun tulee pystyä käyttämään Marttarekisteriä, lähetä sähköposti osoitteeseen marttarekisteri@martat.fi, niin saat käyttöoikeudet itsellesi. Sähköpostissa tulee olla seuraavat tiedot:
    • Nimi
    • Sähköposti
    • Jäsennumero
    • Yhdistys

Kuka voi saada käyttöoikeudet?

  • Käyttöoikeudet annetaan yhdistyksen jäsenelle, jonka hallitus on järjestäytymiskokouksessaan tehtävään valinnut. Tehtävään tulee valita hallituksen luottamusta nauttiva henkilö. Yhdistyksellä on mahdollisuus saada käyttöoikeudet saman aikaisesti enintään kahdelle käyttäjälle kerrallaan.

Miksi en pääse kirjautumaan Marttarekisteriin?

  • Tarkista, että sinulla on käytössäsi oikea linkki kirjautumissivulle. Linkki, jota käytät ensimmäisen rekisteröitymisen jälkeen, löytyy sähköpostista Tervetuloa käyttämään Marttarekisteriä.

Miksi en löydä Marttarekisterin osoitetta marttojen sivulta?

  • Osoitetta ei ole sivuillamme. Tämä on tietoinen valinta ja tällä haluamme suojata jäsentietojen joutumista vieraiden käyttöön. Oikea linkki löytyy sähköpostista Tervetuloa käyttämään Marttarekisteriä.

Mistä Marttarekisteristä saa lisätietoa?

Unohdin salasanani

  • Linkki uuden salasanan tilaamiseen löytyy kirjautumissivulta: Unohditko salasanasi? Lisää ohjeita on myös ohjeessa Marttarekisteri ohje yhdistyksille ALOITUS.

Kuka näkee jäsentiedot Marttarekisterissä?

  • Yhdistyksen puheenjohtajalle ja hänen lisäkseen yhdelle saman yhdistyksen henkilölle on annettu oikeudet Marttarekisterin käyttöön. He näkevät siellä vain oman yhdistyksensä osalta tiedot.
  • Marttaliitossa jäsentietoja käsitellään Marttarekisterin taustalla olevassa, CRM-järjestelmässä sijaitsevassa jäsenrekisterissä. Tiedot näkyvät siellä laajemmin.

Kun päivitän oman yhdistyksen tietoja Marttarekisterissä, näkyvätkö ne myös muualla?

  • Kaikkien kenttien sisältö, joita on mahdollista päivittää Marttarekisterissä, siirtyy myös CRM-järjestelmässä olevaan vastaavaan kenttään. Näin myös Marttaliiton hallinnoiman jäsen- ja yhdistysrekisterin tiedot pysyvät ajan tasalla.
  • Vastaavasti jos Marttaliitossa täydennetään tietoja jäsen- ja yhdistysrekistereissä, tiedot tulevat näkyviin myös Marttarekisteriin.

Ovatko yhdistys- ja jäsentiedot turvassa Marttarekisterissä?

  • Marttarekisterin tietoturvasta on huolehdittu erilaisin tavoin.
  • Se on rakennettu uusinta teknologiaa käyttäen.
  • Kun Marttarekisterissä muuttaa tietoa, siitä jää lokitieto sen taustalla olevaan CRM-järjestelmään eli tiedämme, kuka on muuttanut tietoja jäsenrekisterissä.
  • Jokaisella käyttäjällä on Marttarekisteriin henkilökohtaiset tunnukset – älä anna tunnuksiasi toisen henkilön käyttöön.
  • Jokaisen Marttarekisteriä käyttävän tulee tiedostaa, että hän käsittelee henkilötietoja. Käyttäjän tulee huolehtia, etteivät tiedot päädy ulkopuolisten käsiin.
  • Lue lisää aiheesta mm. verkkosivuilta https://www.martat.fi/martat/yhdistyskanava/jarjestoportaalijasenrekisteri/henkilotietojen-kasittely-yhdistyksissa/

Ketkä lasketaan mukaan etusivun raporttipiirakassa uusiin jäseniin?

  • Piirakassa on kaikki kuluvana vuonna liittyneet jäsenet.
  • Myös he, jotka ovat mahdollisesti eronneet kuluvana vuonna.

Miksi kaikki eronneet jäsenet eivät näy eronneet raporttipiirakoissa?

  • Piirakoissa ovat mukana 1.9.2022 alkaen eronneet jäsenet.
  • Marttarekisteriin ei olla vielä viety kaikkia päättyneitä jäsenyyksiä. Päivitämme Marttarekisteriä uusilla tiedoilla jatkuvasti. Arvio tämän työn valmistumisesta on marraskuu 2022.

Kuka on yhdistyksen ensisijainen yhteyshenkilö?

  • Yhdistyksen ensisijainen yhteyshenkilö on aina yhdistyksen puheenjohtaja. Yhdistyksen yhteystietoina näkyy ensisijaisen yhteyshenkilön eli puheenjohtajan tiedot.

Miten löydän helposti luottamushenkilön tai -henkilöt?

  • Yhdistys -sivulta löytyy kaikki piirin luottamustoimet. Voit selata listaa tai etsiä oikeaa luottamustoimea suodattamalla.
  • Luottamustoimet löytyvät myös raporteilta.

Miten löydän oikean jäsenen?

  • Voit etsiä yhdistyksesi jäsentä ylhäällä olevasta hakukentästä. Voit etsiä jäsentä jäsennumerolla, nimellä, osoitteella, sähköpostiosoitteella ja puhelinnumerolla.

Miksi jäsenellä ei näy vuoden 2022 lasku?

  • Kuluvan vuoden laskutustietoja, jotka ovat syntyneet ennen 1.9. ei olla vielä viety uuteen järjestelmään. Jäsenmaksuasioissa voi olla yhteydessä Marttaliittoon, marttarekisteri@martat.fi.

Mitä tarkoittaa rullaava jäsenyys?

  • Jäsenrekisterin vaihdon yhteydessä otettiin käyttöön ns. rullaava jäsenyys, jolloin jäsenmaksukausi alkaa siitä hetkestä, kun jäsenyys on ostettu. Seuraavan laskun jäsen saa 12 kk päästä ostohetkestä.
  • Ennen 1.8.2022 jäseneksi liittyneillä, jäsenmaksukausi on 1.1.–31.12. kunakin vuonna.
  • Uusilla jäsenillä jäsenyys alkaa liittymispäivästä ja kestää yhden vuoden siitä eteenpäin esim. 5.9.2022-4.9.2023.
  • Jäsenyys ei siis ole enää automaattisesti yksi kalenterivuosi.

Mikä on jäsenyydet -kohdassa Jatkuva tilaus ja miksi tässä näkyy seuraavan vuoden Jatkuva tilaus?

  • Jatkuva tilaus = henkilön ostama jäsenyys. Nimi tulee siitä, että jäsenyys on aina automaattisesti jatkuva (ts. toistaiseksi voimassa oleva) kunnes jäsen itse eroaa tai hänet syystä tai toisesta erotetaan.
  • Yhden jäsenmaksukauden pituus on yksi vuosi (12 kk), eli jäsenyyttä laskutetaan vuosi kerrallaan.
  • Järjestelmä tekee aina automaattisesti valmiiksi seuraavan jäsenmaksukauden tilauksen odottamaan seuraavaa laskutushetkeä (Jatkuvan tilauksen). Näin lasku lähtee heti, kun edellinen jäsenmaksukausi tulee täyteen.

Miten erotetaan maksamattomat jäsenet?

  • Maksamattomat jäsenet erotetaan seuraavan vuoden alussa kuten ennenkin.
  • Jos jäsenyys on päättynyt esimerkiksi 4.9.2023 maksamattomuuden takia, merkataan hänen viralliseksi erottamispäiväkseen 31.12.2023.
  • Maksamaton jäsenlasku = jäsen ei kahden muistutuslaskunkaan jälkeen ole maksanut jäsenmaksuaan ennen kuluvan vuoden 31.12.
  • Esimerkki: Jos rullaavan jäsenyyden piirissä olevan jäsenen jäsenmaksukausi alkaa esimerkiksi 3.12.2022, niin hän saa varsinaisen laskun vielä vuoden 2022 puolella. Muistutuslaskut hän saa vuonna 2023. Tällöin, jos hän ei maksan jäsenmaksuaan muistutustenkaan jälkeen, hänet erotetaan ja viralliseksi erottamispäiväksi tulee 31.12.2023.

Kuinka usein maksamattomasta jäsenlaskusta lähtee muistutuslasku?

  • Maksamattomasta jäsenlaskusta lähtee kaksi muistutuslaskua
  • Ensimmäinen muistutus lähtee jäsenelle reilun kuukauden päästä varsinaisen laskun eräpäivän umpeutumisen jälkeen.
  • Toinen muistutus lähtee jäsenelle reilun kuukauden päästä, ensimmäisen muistutuslaskun eräpäivän umpeutumisen jälkeen.

Toimintaryhmät:

  • Toimintaryhmät eivät saa oikeuksia Marttarekisteriin.
  • Toimintaryhmien jäsenet ovat emoyhdistyksen jäseniä, jolloin yhdistyksen Marttarekisterivastaava voi katsella ja päivittää toimintaryhmän jäsenten tietoja.
  • Jäsenluettelon voi pyytää emoyhdistykseltä, piiristä tai Marttaliitosta.

Ansio- ja kunniamerkit

  • Ansio- ja kunniamerkit eivät vielä näy Marttarekisterissä. Tulemme lisäämään ne myöhemmin.
  • Jos sinulla on kysyttävää jäsenen ansio- tai kunniamerkistä, voit olla yhteydessä Marttaliittoon jarjestosihteeri@martat.fi.

Miksi suoritetut opinnot eivät näy jäsenellä?

  • Tiedot suoritetuista opinnoista tullaan viemään rekisteriin myöhemmin.

Kuinka toimin, kun käyttäjätunnukseni, sähköpostiosoitteeni muuttuu?

Sähköpostiosoitteen muututtua käyttäjän tulee ilmoittaa muutoksesta Marttaliittoon marttarekisteri@martat.fi. Käyttäjälle päivitetään uusi tunnus.

Kuinka tulee toimia, kun yhdistyksen jäsenrekisterin vastuuhenkilö/t vaihtuu?

Muutos tulee ilmoittaa Marttaliittoon marttarekisteri@martat.fi Ilmoituksessa tulee käydä ilmi tehtävän jättävän käyttäjätunnus ja jäsennumero. Uudesta jäsenrekisterivastaavasta tulee samalla ilmoittaa: käyttäjän nimi, jäsennumero, yhdistyksen nimi sekä käyttäjän voimassaoleva sähköpostiosoite.

Jäsenrekisteritietojen luovuttaminen tai myyminen kokonaan tai osittain kolmannelle osapuolelle on ehdottomasti kielletty. Käyttäjältä edellytetään luottamuksellisuutta käsitellessään jäsenten henkilökohtaisia tietoja. Kts. kysymys Ovatko yhdistys- ja jäsentiedot turvassa Marttarekisterissä?