Toiminnan tilastointiohjeet
Martat tekevät laajaa ja monipuolista toimintaa ympäri Suomen. Toiminnan tilastoinnin tarkoituksena on tehdä järjestön arvokas vapaaehtoistoiminta näkyväksi. Tilastoinnin raportti on samalla yhteenveto yhdistyksen toiminnasta.
Yhdistyksen toimintatilastot kannattaa pitää ajan tasalla. Muistattehan merkitä tilastointiin myös etämarttatoiminnan sekä marttatapahtumien valmisteluun, toteutukseen ja jälkitöihin käytetyt vapaaehtoistoiminnan tunnit. Marttatilaston raportista on helppo poimia tiedot esimerkiksi vuosikertomukseen.
Marttatilasto
Marttatilasto on kehitetty marttayhdistysten toiveiden mukaisesti ja sinne on helppoa merkitä niin kasvotusten kuin verkossakin järjestettyä toimintaa. Tilastointiohjelmaa on vaivatonta käyttää myös älypuhelimella, joten voit tallentaa tapahtumatiedot heti paikan päällä.
Marttatilasto löytyy ositteesta www.martat.fi/marttatilasto.
Luo tunnukset tilastointiohjelmaan klikkaamalla kirjautumissivun alalaidassa olevaa kohtaa “Ei tunnuksia? Rekisteröidy tästä.” Rekisteröitymisen yhteydessä tarvittavat yhdistysten id-numerot on lähetetty kaikille puheenjohtajille, toimintaryhmien vetäjille ja vanhan tilastointiohjelman käyttäjille. Id-numero on sama, kun jäsenrekisteristä löytyvä yhdistyksen järjestelmänumero. Mikäli et tiedä yhdistyksesi id-numeroa, ota yhteyttä marttatilasto@martat.fi.
Parhaiten Marttatilasto toimii Google Chrome -selaimella. Jos tilastointiohjelma ei meinaa toimia, niin selaimen vaihto voi auttaa.
Marttatilaston käyttäjille on järjestetty koulutusta Martta-akatemiassa. Koulutustallenteet ja aineistot löytyvät Martta-akatemiasta hakusanalla Marttatilasto.
Marttatilaston pikaohje (diat)
Marttatilaston käyttöohje (pitkä)
Piirit kirjaavat vapaaehtoistoiminnan tilastointiin ne toiminnot, joissa toimitaan yhdessä yhdistysten vapaaehtoisten kanssa. Piirin vapaaehtoistoiminnan tilastointi sisältää talkootyöt, eri sisältömarttojen vapaaehtoistoiminnan, toiminnan neuvonnan apuna ja piirin hallitustyöskentelyn. Huom: Yhdistykset eivät tilastoi osallistumistaan piirin vapaaehtoistoimintaan tai koulutuksiin.
Piirien tilastoinnin ohjeet löytyvät intrasta.
Usein kysytyt kysymykset:
Mikä on id-numero ja mistä sen saa?
Id-numerolla Marttatilasto yhdistää käyttäjän oikeaan yhdistykseen tai toimintaryhmään. Numero on sama, kuin jäsenreksiteristä löytyvä järjestelmänumero. Jos sinulla ei ole id-numeroa tiedossasi etkä saa sitä jäsenrekisteristä, voit kysyä numeroa Marttaliitosta marttatilasto@martat.fi.
Voiko yhdistyksellä olla useampia tilastoijia ja tunnuksia Marttatilastoon?
Tilastokäyttäjien määrää ei ole rajoitettu, joten voitte luoda tunnukset niin monelle henkilölle, kuin on tarpeen. Kannattaa muistuttaa toiminnan lopettaneita poistamaan tunnukset, jotta heille ei turhaan tule ilmoitusviestejä Marttatilastosta.
Mitä tapahtumia yhdistys tilastoi?
Nyrkkisääntö on, että tapahtuman järjestäjä hoitaa tilastoinnin. Eli yhdistys tilastoi omaa toimintaansa ja itse järjestämänsä kokoukset, tapahtumat ja vierailut, mutta ei esimerkiksi jäsenten osallistumisia piirin tai liiton koulutuksiin. Toisen organisaation hallituksen kokoukset, joissa yhdistyksestä on edustus voidaan tilastoida vierailuksi.
Miten tilastoidaan esim. hoitokotiin lahjoitetut villasukat?
Tilastoinnin voi tehdä koko lahjoituserästä kerralla ja käyttää tapahtumatyyppinä ”Talkoot ja hyväntekeväisyys”. Osallistujamäärään voi kirjata lahjoitettujen tuotteiden määrän (eli saajamäärän) ja vapaaehtoistunteihin käsitöihin yhteensä käytetyn tuntimäärän.
Miksi mobiililaitteella näkymä on erilainen kuin tietokoneella?
Sivu saattaa skaalautua eri laitteilla eri tavalla ja kapealla puhelimen näytöllä osa kentistä näkyy huonommin. Kannattaa kokeilla kääntää puhelimen näyttö vaakatasoon, jolloin näkymä muuttuu hieman leveämmäksi.
Mitä eroa on raporteissa valittavilla csv- ja pdf- tiedostoilla?
Csv- tiedosto avaa raportin exceliin, jolloin voit itse tehdä muokkauksia ja tarvittaessa lisätä sarakkeita yms. Pdf-tiedostoa ei voi muokata.
Miten rahastonhoitajan työ tilastoidaan?
Rahastonhoitajan tekemät vapaaehtoistunnit voi kirjata ”Viestintä ja yhdistyksen hallinto” -tapatumatyypin alle. Näitäkin voi hyvin yhdistellä ja kirjata könttänä vaikka koko kevään tunnit, mutta silloin ne pitää toki olla muistanut kirjoittaa itselle jonnekin ylös.
Miten kahvitusten osallistujamäärä ja vapaaehtoisten määrä kirjataan?
Kahvituksissa, myyjäisissä ym. Kirjataan osallistujamääräksi kahvitettavien/asiakkaiden määrä ja vapaaehtoisiin mukana toteutuksessa olleiden marttojen lukumäärä ja heidän yhteenlasketut työtunnit mukaan lukien suunnittelu, valmistelu ja lopputyöt.